最近小秘书收到了来自财码学员的后台留言:

 

小秘书发现该学员在做项目收款管理的时候出现了很多财务朋友们都会遇到的问题:

 

  1. 数据收集工作量大。在收款管理中需要找到签订合同的销售人员,要求其填列固定格式的电子表格。在数据收集的过程中无法实现动态的管理,可能会出现延迟、遗漏、错误、丢失的情况。

  2. 数据表格整理工作量大。项目合同在签订的早期、洽谈和最终成稿的过程中,会存在多个版本的数据。如果财务人员没有及时跟进合同进度,极易出现信息不对称的情况。

  3. 分析和统计性能差。在Excel中无法通过函数公式和数据透视表等手段对项目收款进行多维分析。

 

那么我们该如何去解决这类难题呢?不用担心,小秘书特邀财码老师给出了财码数字化五部曲的解决方案!

 

 

Step1  理解需求

分析数据源,梳理核心逻辑

 

首先,我们假设项目信息由销售人员维护,这个项目从接触用户的时候,就要开始记录,因此,对于项目明细表,应当包含如下几个板块的数据:

 

  • 项目相关基础信息:包括项目描述、编码、客户名称、执行人、阶段等;

  • ­项目收款信息:这是财务朋友们最关心的,我们需要明确每笔收款的计划、收款日期和金额;

  • ­项目审批记录:这是为了保证数据质量而增加的板块,我们可以假设销售填报板块1和板块2的数据,由财务或上级主管来审批他们的填报质量。

 

Step2 建立模型,配置表单

 

一个项目存在多个版本,每个版本又存在多条收款计划,因此对于项目主体信息和版本信息之间的关系就是一对多,版本信息和项目收款计划之间的关系也是一对多。

 

那么我们将该模型用图形化表示如下:

对于审批流的状态,我们也可以自行定义:

通过上述模型,我们就可以配置如步骤一中显示的报表了。

 

 

Step3  建立算法

 

项目合同在签订的早期、洽谈和最终成稿的过程中,会存在多个版本的数据,如果全部要重新敲一遍数字,这真的太不智能了,可以通过Python工具去解决这部分的问题。

 

当我们在做下一个版本的数据修改时,可以将数据复制到当前新建的版本,然后在此基础上进行修改录入。其中Python的核心算法如下:

 

Step4  上传数据,验证计算结果

 

Step5  制作分析报表

 

我们可以根据项目的基本信息,对项目收款,进行不同角度的分析统计,比如按客户、按事业部、按收款时间、按项目类别等。

 

以上就是项目收款管理应用上的数字化五部曲,小伙伴们get到了吗 ?

 

在财务数字化的进程中,财务人除了需要具备专业的财务知识外,还需掌握海量数据管理和数据分析运算的能力,同时要提升自身对业务数据的掌控力。通过对业务数据的分析找到项目收款管理的最佳方式。